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天津经济技术开发区人力资源和社会保障局

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关于开展企业续订变更劳动合同集中补备案的通知

发布时间:2018/07/20

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关于开展企业续订变更劳动合同

集中补备案的通知

区内各用人单位:

劳动合同制度在劳动关系调整中具有基础性作用,《劳动合同法》实施10年来,在维护劳动者与用人单位合法权益、构建和谐稳定劳动关系等方面,发挥了积极作用。

根据《天津市就业促进条例》有关规定,用人单位与劳动者依法签订、续订、变更劳动合同,应办理劳动合同备案。由于有些用人单位对备案制度不了解、不重视,劳动合同到期后没有及时续订备案,致使许多劳动合同在“金保二期”系统(以下简称二期系统)上处于失效状态,影响了用人单位退工、劳动者退休和社保等业务办理;同时,由于未签订(续订)劳动合同引发的双倍工资仲裁案件激增,成为劳动关系不和谐、不稳定的重要因素。为强化劳动关系源头治理,提高劳动合同备案有效率,根据市人力社保局有关要求,开发区人力社保局开展为期四个月的劳动合同集中补备案工作,有关备案流程和要求如下:

一、查清劳动合同备案无效人员底数

“金保二期”系统上存在的备案劳动合同失效情形包括:无劳动合同信息和超出劳动合同终止日期两种。无劳动合同信息的主要是2008年前的就业人员,此类人员虽然签订了无固定期限劳动合同,但由于用人单位未提交材料进行备案,造成该劳动者没有有效劳动合同信息。大部分备案劳动合同失效是当前日期超过了二期系统记载的劳动合同终止日期造成的,原劳动合同终止后不会自动备案,系统记录的劳动合同信息会由有效变为失效。

为了全面完成劳动合同备案,同时避免重复备案,首先需要查清劳动合同备案无效人员底数。用人单位可以根据劳动合同和职工名册进行内部自查,也可以联系我局劳动关系部门进行网络协查。对于无效备案人数较少的企业,可以电话联系工作人员协助查询,此方式只能提供备案无效总人数和姓名,其他信息不再提供;对于无效备案人数较多的企业,可以派人持《劳动合同备案委托查询授权书》(见附件1)到劳动关系窗口查询,此方式可以将备案无效人员的劳动合同信息导出到U盘,便于信息核对和后期数据填报。用人单位可根据自身情况,选择适合的方式查清劳动合同备案无效人员底数。

二、填写续订变更劳动合同登记名册

申报劳动合同备案需要填写《续订变更劳动合同登记名册》(表号:津劳登字7号,见附件2,以下简称7号表)。

(一)用人单位要以已经签订的劳动合同为依据,把续订变更信息逐条填入7号表,一式两份,并在表头左上角加盖公章;

(二)如果某劳动合同在二期系统记录的合同终止日期后发生了多次续订变更,要按照时间先后顺序逐条填入7号表;如果只填写最新一条续订变更信息,会造成合同记录中间断档,将无法补录;

(三)二期系统现存在的劳动合同起始时间之前的劳动合同信息无法补录,此类信息也不要提交;

(四)要注意劳动合同续订变更起始时间与上次劳动合同期限不能存在交叉(务必注意通过窗口查询到的无效人员的劳动合同终止期限)。

三、填报电子版批量导入文件

为提高备案效率,企业需同时提交电子版批量导入文件。

(一)批量导入文件为《续订变更劳动合同名册导入表》(excel文件,见附件3),用人单位务必按照文件原格式填写,不能自行修改,否则无法成功导入。

(二)用人单位要确保提交的批量导入文件信息与7号表填报的续订变更信息一致

(三)批量导入文件填报的信息仅限于期限后延类型的续订变更合同,即用工登记时的劳动合同期限填写;

(四)批量导入文件以用人单位名称作为文件名,拷入U盘带到窗口与7号表(纸质一式两份加盖公章)同步提交;

(五)用人单位要注意核对查询获得的合同备案信息,如果有劳动者姓名、身份证号、合同期限、岗位等信息与实际不一致的,补备案时要提交劳动合同原件单独申报。

四、办理补备案注意事项

(一)办理补备案的方式有两种:

一是网络备案,用人单位可通过【“天津开发区人力社保业务网上受理系统”(https://gov.renyibao.com/hrss)—劳动关系科业务窗口—选择业务—劳动合同备案】进行备案;

二是现场备案,地址:开发区第三大街22号滨海职业技能培训中心院内实验楼B区2楼窗口;

(二)信息查询和备案咨询电话:(022)25204186;

(三)集中补备案期自2018年7月1日至2018年10月30日,工作时间均可办理信息查询和合同备案;

(四)集中补备案信息超过100条的用人单位,可以联系工作人员预约时间到窗口办理;

(五)集中补备案期间,备案以用人单位填报的7号表续订信息为依据,提交批量导入文件的区内注册单位不再提供劳动合同和延期备案说明,没有采用批量导入方式的单位仍需提供劳动合同;

(六)批量导入过程中,如果提交的数据无法通过网络校验,用人单位要配合工作人员做好信息核对录入工作。

五、日常劳动合同备案

用人单位新招用职工或与职工续订、变更劳动合同的,应自招用或续订、变更劳动合同之日起30日内进行劳动合同备案,具体程序详见《劳动合同备案工作程序》(下载地址:开发区人力资源和社会保障局http://www.teda.gov.cn/ldrsj/—办事指南—劳动监察)。

各用人单位要增强依法用工意识,提高劳动合同管理水平和能力,主动梳理劳动合同续订备案失效信息,按照时间要求提交备案。集中补备案期结束后,区劳动监察部门将开展劳动合同备案专项执法检查,对劳动合同备案有效率低、不配合补备案工作的单位负责人进行约谈、整改,对违反《劳动合同法》及相关规定的一并查处。

附件:1、《劳动合同备案委托查询授权书》

2、《续订变更劳动合同登记名册》(津劳登字7号)

3、《续订变更劳动合同名册导入表》(提交时以用人单位名称作为文件名)

                             2018年7月1日                                                                                                    

附件1:《劳动合同备案委托查询授权书》).docx

附件2:《续订变更劳动合同登记名册》(津劳登字7号).xls

附件3:《续订变更劳动合同名册导入表》(提交时以用人单位名称作为文件名).xls